De puzzel van de dagelijkse planning

Laura, elke ochtend start jij je werkdag met de planning van de groepen. Kun je daar iets meer over vertellen?

“De dagelijkse planning is soms best een uitdaging vanwege het personeelstekort, helemaal als er iemand ziek blijkt. Bij Kindergarden zijn vestigingen onderverdeeld in regio's en subregio's. Elke ochtend spreken de vestigingsmanagers van een subregio elkaar, omdat we elkaar proberen te helpen in het rondkrijgen van ieders planning. Hoe groot de uitdaging is verschilt per vestiging, maar als vestigingsmanager zijn we allemaal bezig met die planningspuzzel: we zien dit als een gezamenlijke verantwoordelijkheid.”

Wat zijn die wettelijke regels waaraan we moeten voldoen?

“Eigenlijk zijn er drie principes die wettelijk verplicht zijn voor onze kinderopvang. Dat zijn de beroepskracht-kindratio, het vaste-gezichtencriterium en het vierogenprincipe. Deze principes volgen wij dus bij het maken van onze planning.”

Wat is die beroepskracht-kindratio precies?

“De beroepskracht-kindratio gaat erom: hoeveel bevoegde medewerkers heb je nodig op hoeveel kinderen? Die aantallen verschillen per leeftijd en zijn wettelijk vastgelegd. Een paar voorbeelden zijn:
• Babygroep: één medewerker op drie baby's (0-jarigen);
• Dreumesgroep: twee medewerkers op elf kinderen (met minimaal één kind van twee jaar, anders zijn er drie medewerkers nodig);
• Peuter- en peuterplusgroep: twee medewerkers op zestien kinderen. 

Soms mogen er minder kinderen op een groep, omdat het aantal m2 van die groep te weinig is, ondanks dat het personeel er is. Het vloeroppervlak/de ruimte telt dus ook wettelijk mee hierbij.
Een tweedejaars stagiair (of hoger leerjaar) mag, als diegene een nul-urencontract heeft of bij goed functioneren en met genoeg studiepunten, tijdens officiële vakanties worden ingezet, óf in incidentele situaties als een medewerker ziek is. Maar bij langduriger ziekte mag dat weer niet.”

En het vaste-gezichtencriterium?

“Elk kind mag maar een bepaald aantal gezichten zien op zijn of haar groep, voor stabiliteit en vertrouwdheid. Dit is beter voor de emotionele veiligheid van het kind. Ook hierbij zijn er andere regels voor kinderen in verschillende leeftijden. Een medewerker die normaliter op de peutergroep staat zetten we dus niet zomaar op de babygroep, dat mogen we alleen doen als er al een vaste medewerker aanwezig is op de groep die de kinderen kennen, het ‘vaste gezicht’. Draait een flexkracht al meerdere weken (minstens drie) achter elkaar naast een vaste kracht op een groep, dan wordt de flexkracht ook een vast gezicht en mag zelf de groep draaien. 

Per 1 juli zijn de regels iets soepeler geworden. Tijdens vakanties of bij ziekte  is er meer ruimte om maatwerk te leveren in vaste gezichten of kan iemand tijdelijk een vast gezicht worden, maar voor baby's blijven we daarin heel resoluut: een vast gezicht is een must. Daar spelen we op in door vroegtijdig te kijken waar knelpunten kunnen ontstaan. We laten dan een medewerker van een andere groep alvast op de babygroep meewerken, zodat diegene een vast gezicht wordt en zo bij vakanties of andere uitdagende weken toch de groep mag draaien. In het beleidsplan van de vestiging (in de OuderApp of op het OuderPortaal) staan alle wijzigingen en regels beschreven.”

Vertel eens wat meer over het vierogenprinicipe?

“Het gaat erom dat er altijd ‘zicht’ is op elkaar als medewerkers: wat doen we, wat gebeurt er? Dat betekent dus dat er altijd één volwassene moet kunnen meekijken of meeluisteren met een pedagogisch medewerker. Daarom zijn onze vestigingen ook heel ruimtelijk opgezet en met veel glas: je kunt elkaar goed zien, vanuit verschillende kanten. Een vestigingsmanager en adjunct-manager (als die op kantoor zit) kunnen ook meetellen  voor het vierogenprincipe, net als de huishoudelijk medewerker en de pedagogisch expert. Zij lopen de hele dag vrij rond door het pand. Zo is er altijd iemand die mee kan kijken of luisteren met wat er binnen het pand gebeurt. 

Welke uitgangspunten houdt Kindergarden zelf aan, naast die wettelijke regels?

“De kwaliteit en stabiliteit zijn voor ons erg belangrijk. We willen verantwoorde opvang bieden. Zo is een medewerker die net is gestart op een groep wel een ‘vast gezicht’, maar de kinderen kennen die medewerker nog niet goed. Daar houden we rekening mee in de planning. Of als we merken dat een groep extra aandacht nodig heeft, die een ZZP-medewerker niet kan bieden. Dan gaat de kwaliteit voor de kinderen voorop. En we houden ons echt strikt aan de beroepskracht-kindratio en het vaste- gezichtencriterium.”

Welke oplossingen heb je voorhanden om de planningspuzzel rond te maken?

“Ik kijk eerst op mijn eigen locatie naar oplossingen. Zijn er vaste gezichten aanwezig voor alle kinderen? Kinderen en medewerkers kunnen we vervolgens op een andere manier indelen. Regelmatig zitten kindjes van de babygroep namelijk al gedeeltelijk in een dreumesgroep. 

Stel er zitten vier kinderen in de babygroep, met twee medewerkers. Als een kindje van één jaar op die babygroep het aankan en er is ruimte, dan kunnen we dat kindje een dag op de al bekende dreumesgroep plaatsen. De babygroep heeft dan nog maar drie kindjes en daar is één medewerker voor nodig. De tweede medewerker van de babygroep kan vervolgens op een andere groep inspringen. 

Ook kunnen groepen soms samengaan en hebben we daardoor minder pedagogisch medewerkers nodig, maar bij grotere/vollere groepen is dat bijna niet mogelijk. In vakanties is daar soms iets meer ruimte voor en kunnen we bijvoorbeeld twee babygroepen samenvoegen. Dat mag alleen met toestemming van alle ouders. Én met een vast gezicht voor alle kinderen. Dat criterium blijft natuurlijk.

Een andere mogelijkheid is medewerkers vragen of zij extra willen werken. Soms is er al een stagiair aanwezig, die ingezet mag worden bij ziekte. Of we kunnen een ZZP-medewerker inschakelen. Lukt dat niet, dan vraag ik de subregio om hulp. Het kan dan zijn dat een medewerker van een andere vestiging binnen onze subregio komt invallen. De roostercoördinator kijkt ook mee voor opties die we mogelijk over het hoofd zien. Soms zit een kindje op twee vestigingen, we overleggen dan onderling als vestigingsmanager of er nog plek is bij de andere vestiging die dag.”

Stel, die puzzel komt niet rond. Wat dan?

“In het uiterste geval komt de puzzel niet rond, bij bijvoorbeeld een ziekmelding. We moeten dan ouders bellen dat een groep gedeeltelijk of soms helemaal sluit en dat hun kindje zal moeten worden opgehaald. Doordat we eerst ’s ochtends binnen de subregio álles proberen om de groepen open te houden, kan het soms zijn dat een kind al aanwezig is op de opvang en de ouders al aan het werk. Dat is zowel voor ons als voor de ouders echt heel vervelend en dat beseffen we goed. Daarom zetten we ook alles op alles om niet te hoeven sluiten.

Welke kinderen er dan opgehaald gaan worden proberen we eerlijk te rouleren. Als kinderen al een keer zijn opgehaald bij een deelsluiting, zijn bij een volgende deelsluiting andere kinderen aan de beurt. Maar zit er ook een broertje of zusje op de opvang en is daar ook al een deelsluiting voor geweest, dan proberen we daar ook rekening mee te houden in de keuze. 
De eerste keer is altijd lastig: je móet een keuze maken en niemand is er blij mee. En we proberen een alternatief aan te bieden, als we vooraf al een uitdaging zien in de planning. We bellen ouders dan alvast op of ze zouden kunnen wisselen met een dag.”

En hulp uit andere hoeken?

“We krijgen weleens de vraag of een huishoudelijk medewerker mag invallen, of ouders zijn zo behulpzaam om aan te bieden zelf op de groep te willen gaan staan, zodat een sluiting niet nodig is. Dat waarderen we enorm, het is onwijs lief. We zitten alleen aan de wettelijke regels vast en dit mógen we gewoonweg niet doen. De controles hierop zijn ook heel streng, wat goed is.”